Школа для лідерів,
які прагнуть змін

Дізнайся першим

Останні новини KMBS в реальному часі

Останні події та новини з життя KMBS дізнавайтеся у розділі KMBS Live що знаходиться у верхньому правому куті екрану

Відкрити kmbs live
Головна
/
Статті
/
Як управлінці змінюють ролі під час війни. Епізод 5. Олена Ціва
09.05.2022
243
4хв
Як управлінці змінюють ролі під час війни. Епізод 5. Олена Ціва
Люди. Лідерство і менеджмент. Культура
У кризовій ситуації ефективно налагодити процеси – життєво необхідне вміння. Саме воно стало при нагоді, коли співвласниця та СЕО компанії «Ліка Комфорт», випускниця Школи сервісу для топів kmbs Олена Ціва створювала проєкт «Мукачево Хелп».

«Мукачево Хелп»: як за три дні запустити організацію

 Від початку війни я думала про те, що хочу якось допомагати. Звернулася до волонтерів, і вони попросили батарейки, ліхтарики, мобільні телефони, планшети. У перший же день ми знайшли 159 телефонів, декілька ящиків, батарейок, ліхтариків, ліків.

Потім я сама долучилася до волонтерського штабу. Там потрібно було вирішувати різні завдання, зокрема, доставити автомобіль з-за кордону. За допомогою «трьох рукостискань», своїх організаторських та комунікативних здібностей, мені це вдалося.

Згодом заступник міського голови попросив мене допомогти у пошуку приміщення й організації роботи складу з допомогою військовим. Адже ми отримували дуже багато речей, і їх не було куди складати. Зрештою, волонтери перетворили приватний навчальний простір на склад.

Ще я бачила потребу у створенні колл-центру, який міг би координувати роботу складів, видачу допомоги тощо. Ще три рукостискання – і нам надали кабінети. Ми отримали телефони, номери для них, я знайшла волонтерів, знайомий запропонував допомогу з ІТ-складовою… Потім я запропонувала міській владі проводити систематичні наради, щоб бачити, що кому потрібно. Знайшовся логіст, який зміг «закрити» цю сферу.

Ще у нас запрацював юридичний відділ. На початку війни так сталося, що ми з чоловіком знайшли житло Олегу Борійчуку, з яким ми познайомилися на програмі в kmbs. Він допоміг налагодити перевірку інформації, волонтерів та тих, кому ми відправляли вантажі.

Ось так усе й закрутилось. Незабаром у нас працювало вже 25 людей. Тобто фактично за три дні ми створили повноцінну компанію, хоча й з невідточеними процесами.

Запитів було дуже багато, наприклад, люди телефонували й казали, що потребують ліків або не знають, де лікуватися. Я приходила на нараду в ратушу та просила цю інформацію. Викликали начальника медичної служби, вона надавала контактні телефони. Згодом ми відокремили склад ліків, фармацевти почали їх професійно фасувати.

Потім ми створили відділ заявок, який приймав замовлення від організацій, а волонтери у колл-центрі шукали й надавали інформацію людям. Це дозволило зменшити навантаження на операторів, бо до певного моменту вони і приймали замовлення, і шукали по складах, і надсилали логісту інформацію, що потрібно відвантажити.

За деякий час ми помітили, що інформація може втрачатися або забуватися, тому створили «підручник» для операторів колл-центру. А ще якось викликали психологів, щоб ті проінструктурували наших операторів – як говорити з людьми у стані панічної атаки.

Про співпрацю

Чимало друзів зверталися до мене по інформацію щодо міста: де поремонтувати авто, де постригти собаку тощо. Я розуміла, що їм потрібна допомога у навіть дуже звичних речах. Тому я організувала декілька зустрічей, зокрема й з міським головою. Той пообіцяв відкрити коворкінг – і це вже сталося, міська влада відкрила коворкінг на 10-12 робочих місць, і люди там працюють.

Якось у квітні я готувала вдома сніданок і почула, як Маша Єфросініна каже по телевізору, що її фонду не вистачає памперсів. А я знала, де в Мукачеві є памперси: вони надходили в країну, але запитів на них було небагато. Я знайшла контакти фонду – і вже на другий день ми відправили їм 50 ящиків памперсів. Також до них поїхали дорогі ліки. Так ми стали друзями.

Також ми зібрали усі склади, які почали працювати у Мукачево, і запропонували усім працювати прозоро та спільно, на одному програмному забезпеченні. Хтось погодився, а хтось ні. Першим ми допомогли із розгортанням ПЗ.

Вважаю, що якби усі гуманітарні склади захотіли працювати спільно, ефект був би ще потужнішим. Але деякі вирішили, що не хочуть комусь показувати свої залишки й свою діяльність. Це часом призводило до неефективності: скажімо, логістика працювала нераціонально, і автомобіль їхав напівпорожній.

Що далі?

Спочатку у нас було 100 звернень на день, навіть уночі. Згодом ми багато корисної інформації розмістили на сайті й додали можливість залишати запити там. А поступово кількість заявок почала зменшуватися.

У якийсь момент я зрозуміла, що стомилась і вигоріла. До того ж, потрібно було вже включатися в роботу, а бути керівницею двох компаній одночасно дуже важко. Тому я зібрала колег і сказала, що готова передати справи.

Загалом я вважаю, що «Мукачево Хелп» вже виконало свою функцію. Це була велика підтримка для міської ради, яка на початку війни не могла упоратися з потоком інформації, людей, допомоги. Ми втілили багато ініціатив, взяли на себе «антикризову» функцію. А зараз усім вже може займатися міська рада й міжнародні фонди.

kmbs live
26.05.2022 в 16:00
Відновлено навчання в рамках спільного проєкту Києво-Могилянської бізнес-школи та ПРООН «Зміцнення ч ...
26.05.2022 в 11:00
Коли почнемо говорити про непопулярні рішення — тоді зможемо дійсно розробити круту програму для від ...
25.05.2022 в 13:00
◾️Чи скорочувати співробітників і заробітні платні? ◾️Чи релокувати бізнес, якщо так — то куди? ◾️ ...
24.05.2022 в 12:00
Декан kmbs Oleksandr Savruk та головна засновниця Видавничого дому «Антиквар» Sherman Hanna поспілку ...
23.05.2022 в 19:00
«Євген Малолєтка — український фотокорреспондент, відомий фоторепортажами з Майдану 13-14х років та ...
23.05.2022 в 15:30
Всі українці не знають один одного особисто, тим паче у нас немає родинних зв'язків, але ми вкладаєм ...
23.05.2022 в 13:30
🇺🇦 50% національних культурних відмінностей укорінені в історичних моделях розвитку країни та стійкі ...
22.05.2022 в 15:00
Більшість політик і правил, які функціонували в компаніях до війни, не можуть використовуватись в це ...