17 травня в kmbs стартує нова програма «Системи та системне мислення для управлінців». На програмі будемо вчитися виявляти причини причин, розуміти наслідки стратегічних рішень в різних контекстах та застосовувати системний підхід для роботи з власними організаціями. Деталі та реєстрація: https://bit.ly/39LqzUe.  

Системи навколо нас

З дитинства нас вчать мислити аналітично, логічно: спочатку розділяти події і явища на частини, потім розглядати елементи й знову збирати воєдино. Іноді такий підхід спрацьовує, проте далеко не завжди. Зокрема, він абсолютно неефективний і навіть небезпечний, коли мова йде про системи.

«Звичне для нас мислення не спрацьовує, коли нам доводиться мати справу з системами, тому що воно схильне всюди вбачати дію простих, локалізованих у просторі й часі причинно-наслідкових зв’язків, а не комбінацій чинників, що впливають один на одного», – пишуть О’Коннор і Макдермотт. У системах причина і наслідок можуть бути розділені величезними проміжками часу або великим простором. Але навіть якщо наслідків ще не видно, діяти потрібно вже зараз.

Брак знань про те, як функціонують системи, призводить до того, що люди докладають зусиль у неправильному напрямку. І, навіть керуючись найкращими мотивами, роблять лише гірше. Крім того, обсяг інформації навколо нас невпинно зростає, однак у ньому все важче знайти корисну та потрібну. А якщо не зуміти виділити головне, то масиви даних здатні лише заплутати.

З цими проблемами може впоратися системне мислення. За визначенням авторів, цей підхід дозволяє проникнути за межі того, що представляється ізольованими і незалежними подіями, і побачити структури, що лежать в їх основі. А також розпізнати закономірності, патерни подій. Той, хто володіє мистецтвом системного мислення, може підготуватися до майбутнього і певною мірою вплинути на нього. Отже, він набагато більше за інших здатний управляти ситуацією: в бізнесі і своєму житті.

О’Коннор і Макдермотт впевнені: системне мислення – річ вкрай практична, а системи – це те, що нас оточує всюди. «Система – це щось таке, що в результаті взаємодії своїх частин підтримує своє існування і функціонує як єдине ціле», – пишуть вони. Тому системне мислення розглядає і ціле, і його складові, а також зв’язки між ними.

І тут стає видимою дуже цінна властивість системного мислення. Системи, які складаються з елементів абсолютно різної природи і функціональності, підкоряються однаковим законам. «Їхня поведінка залежить не від природи і властивостей частин, а від того, як ці частини з’єднані між собою», – кажуть автори.

Звичне для нас мислення не спрацьовує, коли нам доводиться мати справу з системами, тому що воно схильне всюди вбачати дію простих, локалізованих у просторі й часі причинно-наслідкових зв’язків

Звичне для нас мислення не спрацьовує, коли нам доводиться мати справу з системами, тому що воно схильне всюди вбачати дію простих, локалізованих у просторі й часі причинно-наслідкових зв’язків

Отже, ви можете передбачити поведінку системи, навіть якщо не володієте детальними знаннями про всі її елементи. Системне мислення робить наше життя набагато зручнішим і одночасно зрозумілішим. Більше не потрібно ставати експертом у кожній сфері, щоб передбачати, як буде діяти система. Причому це справедливо практично для кожної сфери нашого життя, починаючи від маркетингової кампанії і закінчуючи системою цінностей людини.

Властивості й особливості

Системи, які нас оточують, які ми створюємо і частинами яких є, можуть бути абсолютно різними. Однак практично у всіх є межа зростання. У певний момент система стає занадто громіздкою, щоб ефективно функціонувати і підтримувати свою життєздатність. Подібними системами стає набагато складніше управляти, вони частіше ламаються. У цьому випадку систему потрібно дробити на дрібніші. Наприклад, команда з шести осіб здатна відмінно вправлятися із завданнями, проте 600 осіб у вигляді однієї групи не зможуть ефективно працювати.

«У природі також є верхня межа життєздатності. У світі систем більше не означає краще, зазвичай воно буває гіршим, – пишуть О’Коннор і Макдермотт. – У системи є свій оптимальний розмір, і якщо зробити її набагато більшою або меншою, зберігши всі інші умови, вона не буде функціонувати».

Оскільки система не є простим поєднанням своїх елементів, у неї є властивості, відмінні від властивостей її частин. Вони називаються емерджентними і проявляються, коли система функціонує. Дуже часто такі властивості непередбачувані й вельми дивні. Якщо ви вирішите розібрати систему на частини і вивчити кожну з них окремо, то ніколи не зможете передбачити появу емерджентних властивостей. Наприклад, спостерігаючи за потоком води в річці чи навіть володіючи повною інформацією про молекулярну структуру води, неможливо передбачити виникнення вирів. Іншими прикладами емерджентних властивостей є комп’ютерні віруси, хмари, емоції, торнадо, культура і т.д..

Існує тільки один спосіб побачити емерджентні властивості системи: змусити її працювати. Ще важливіше, ми можемо використовувати емерджентні властивості, навіть якщо не розуміємо, як саме вони виникають.

Друга особливість систем, про яку пишуть автори: «Оскільки властивості системи притаманні тільки їй самій, але не її частинам, то варто розділити її на частини, щоб ці властивості зникнули». Іншими словами, якщо механічно розділити систему надвоє, то вийде не дві маленькі системи, а одна неробоча. Такий процес називається аналізом: ми розбиваємо ціле на частини, щоб дослідити їх. І хоча ми й отримуємо якесь знання, але одночасно втрачаємо можливість зрозуміти властивості системи. Щоб віднайти це розуміння, необхідний синтез – відтворення цілого з елементів.

Поведінка системи залежить не від природи і властивостей частин, а від того, як ці частини з’єднані між собою

Поведінка системи залежить не від природи і властивостей частин, а від того, як ці частини з’єднані між собою

Між частинами системи можуть існувати зв’язки різного ступеня складності. Як наслідок – самі системи можуть бути простими або складними. Причому складність буває двох типів: складність деталізації (викликана кількістю елементів) і динамічна (коли елементи можуть вступати один з одним у різні відносини).

Таким чином, не можна судити про складність лише за кількістю частин системи. «Далеко не завжди вірно, що чим менше елементів входить до системи, тим простіше її зрозуміти і контролювати, – пишуть автори. – Все залежить від ступеня динамічної складності». Щоб розібратися в природі системи, потрібно зрозуміти, з якою складністю ви маєте справу, деталізації або динамічною.

У складних системах є безліч взаємозв’язків між елементами. І, як правило, їм притаманна така властивість, як стабільність. Саме тому так важко вносити будь-які зміни в роботу компаній, держави або навіть свого організму. Намагаючись змінити якийсь один компонент, ви зачепите й ті, з якими він пов’язаний. А вони почнуть чинити опір змінам, адже в іншому випадку їм теж доведеться змінитися. «Де стабільність, там і опір змінам, вони як дві сторони медалі», – описують цю ситуацію О’Коннор і Макдермотт.

Потрібно бути надзвичайно обережним, коли ви чините тиск на систему, щоб змінити її. Існує певний поріг, за яким система може або змінитися, або зруйнуватися. Щоб отримати бажаний ефект, потрібно розуміти, як функціонує система, і знати так званий принцип важеля: до чого треба докласти зусиль, щоб домогтися змін, де та оптимальна точка.

«Замість того щоб втрачати сили, штурмуючи систему, що може виснажити і вас, і її, поставте ключове системне запитання: що перешкоджає змінам? – радять автори. – Придивіться до зв’язків, які не дають зрушити той вузол, який ви хотіли б перемістити. Повідрубуйте їх або звільніть, і все зміниться саме. Це – головний принцип системного мислення».

Впроваджуючи зміни в системі, потрібно завжди бути готовим до побічних ефектів. Це схоже на круги на воді, які розходяться після кинутого каменя. Побічні ефекти можуть бути неприємними, а можуть – позитивними. Що краще ви розумієте систему, тим вище ймовірність, що ви зможете передбачити побічні ефекти і звести їх до мінімуму. Або, навпаки, максимізувати додаткову вигоду від впровадження змін.

Сила зворотного зв’язку

Оскільки всі частини системи пов’язані між собою – прямо або опосередковано, – то зміни, які ініційовані в одній частині, поступово торкнуться всіх інших. А «хвилі» від цього процесу потім повернуться в початкову точку, причому в модифікованому вигляді. Виходить петля, яку називають петлею зворотного зв’язку. «Такий зв’язок проявляється в тому, що ми сприймаємо результати своїх дій, і це впливає на наші наступні кроки», – пишуть автори.

 

Де стабільність, там і опір змінам, вони як дві сторони медалі

Де стабільність, там і опір змінам, вони як дві сторони медалі

Зворотний зв’язок обов’язково повинен бути двостороннім. Наприклад, критику працівника можна назвати зворотним зв’язком тільки в тому випадку, якщо її результатом стала зміна поведінки цієї людини. Навчання теж є прикладом петлі зворотного зв’язку. На думку авторів, вчитися – означає змінювати себе, орієнтуючись на зворотний зв’язок, що надходить до нас в результаті наших дій.

Наявність зворотного зв’язку – невід’ємна характеристика систем: якщо немає зворотного зв’язку, то не існує і системи. Зворотний зв’язок буває двох основних типів, і хоч би якою складною не була система, вона використовує саме їх:

– Такий, що підсилює. У цьому випадку зміна стану системи є сигналом до посилення впливу. Так система забезпечує ще більшу зміну в тому ж напрямку, і це навіть може привести до експоненціального зростання. Приклади зворотного зв’язку, що підсилює, – командний дух, відсоток за банківським вкладом, знання, чутки і т.д..

– Такий, що урівноважує (балансує). Тут зміна стану системи сигналізує про те, що потрібно починати рух в протилежному напрямку, для того щоб відновити втрачену рівновагу. Приклади такого зворотного зв’язку в організмі людини – температура тіла, спрага, біль, а в бізнесі – турбота про клієнта, управління запасами, продаж тощо.

Кожна система має свою мету, як мінімум – просто виживання, тобто збереження себе. «Мета – це бажаний стан, за якого система перебуває в спокої або стані рівноваги. Поки зберігається різниця між дійсним і бажаним станом системи, зворотний зв’язок, що врівноважує, буде зрушувати систему в напрямку бажаного стану. Він зміщує систему до її мети», – кажуть О’Коннор і Макдермотт.

Ментальні моделі

В основі будь-яких наших дій лежать ідеї, переконання, стратегії, які вкорінилися глибоко у свідомості, – ментальні моделі. Ми створюємо їх на підставі власного досвіду і використовуємо для того, щоб пояснити причинно-наслідкові зв’язки подій, які спостерігаємо. Ментальні моделі не тільки визначають наші вчинки, а й формують наші уявлення про ідеальний результат. Також вони надають значення тому, що відбувається навколо нас, і нашому власному досвіду.

Наявність зворотного зв’язку – невід’ємна характеристика систем: якщо немає зворотного зв’язку, то не існує і системи

Наявність зворотного зв’язку – невід’ємна характеристика систем: якщо немає зворотного зв’язку, то не існує і системи

Ментальні моделі нагадують фільтри, вбудовані в мозок, які визначають те, як ми сприймаємо світ. Їх формування відбувається за допомогою чотирьох механізмів:

– Викреслювання. «Ми викреслюємо частини інформації і формуємо наші уявлення, виходячи з того, що помітили. Завжди є й інша інформація, але оскільки вона для нас неважлива, з чисто практичної точки зору її ніби й нема. Коли наші ментальні моделі вже сформовані, викреслювання працює на їх підтримку», – пишуть О’Коннор і Макдермотт.

– Конструювання. Тобто додумування, бачення того, чого насправді немає. Ми дуже легко знаходимо правдоподібні пояснення тому, що хочемо пояснити, і сприймаємо їх як реальність.

– Спотворення. Це маніпулювання реальними фактами для того, щоб надати більше ваги якимось одним аспектам і зробити менш помітними інші. Яскравий приклад спотворення – ревнощі.

– Узагальнення. Тобто розглядання єдиного факту як типового, використання слів «завжди», «ніколи», «все» і тому подібних. Найнебезпечніше в узагальненні то, що, прийнявши щось як дане, ми стаємо сліпі до доказів зворотного.

Наші ментальні моделі утворюють систему і допомагають нам ефективно взаємодіяти зі світом. Але іноді через деякі з них ми невірно трактуємо наш досвід або події, що відбуваються. Саме тому нам потрібно навчитися розуміти свої ментальні моделі – адже ми використовуємо їх, щоб надати сенс багатьом іншим системам. Гарна новина полягає в тому, що за необхідності їх можна змінювати. Як виявити ментальні моделі, які не допомагають вам вирішувати проблеми, а обмежують вас?

По-перше, варто скласти список труднощів. Для цього поставте перед собою якусь мету і запитайте себе: що заважає мені в її досягненні? Потім з приводу кожної складної речі поміркуйте: у чому вона проявляється? Що має статися, щоб це перестало бути проблемою? «Будьте особливо уважні до тих відповідей, які вказують на відсутність навичок або ресурсів у вас або інших. Можливо, це говорить про наявність обмежуючих ментальних моделей», – радять автори.

Другий спосіб виявити такі моделі – метод «лівого стовпчика». Потрібно згадати типову проблемну розмову з кимось і записати в правому стовпці те, що ви говорили, а в лівому – про що думали. Потім перечитати лівий стовпець і запитати себе: які переконання породили ці думки? Що завадило вам вимовити їх уголос? Виходячи з відповідей на перші два запитання, що ви можете сказати про свої уявлення і переконання?

По-третє, буває корисно прислухатися до того, як і що ви говорите, і ставити під сумнів кожне судження. Варто звернути увагу на оцінки, слова на кшталт «повинен» і узагальнення. Вони можуть свідчити про наявність ментальних моделей, які вас обмежують.

Повну версію рецензії можна прочитати на сайті Digest