Продовжуємо розповідь про впровадження інструментів самоорганізації розподілених команд у компанії Labster.

OKR (Objectives and Key Results)

OKR (від англ. Objectives and Key Results – цілі та ключові результати) – метод, який використовується в сучасному менеджменті для управління проектами.

OKR відмінно проявив себе в поєднанні з холакратією. Постановка бізнес-цілей з відповідними метриками відбувається так: спочатку ставляться OKR для найвищого кола компанії. Потім по кожній з бізнес-цілей нижні кола ставлять свої підцілі, якщо верхня мета релевантна даному колу. І так відбувається від верху до низу. Так само вводяться персональні цілі.

У результаті OKR допомагає досягти таких результатів:

– Ясно, яке завдання вирішує компанія, і до якої мети прагне в поточному кварталі (наприклад, збільшити продаж на мільйон гривень).

– Зрозуміло, яку мету і які завдання вирішує кожен відділ-коло-команда, і що буде зроблено через 3 місяці (наприклад, для збільшення продажу необхідно, щоб інтеграція з LMS (learning management system, система управління навчанням) університетів клієнтів займала до 1 тижня. Для цього технічному відділу необхідно встановити кожну LMS, налаштувати інтеграцію, дописати потрібні компоненти, скласти документацію і віддати службі підтримки для передання клієнтам).

Дуже добре стають видимими крос-командні проекти, для виконання яких необхідні ресурси різних кіл. Під час створення цих цілей координатори кіл переглядають цілі й завдання інших кіл і якщо бачать, що в завданні А кола 1 потрібна допомога членів кола 2, то відбувається облік часу працівників кола 2, необхідного для вирішення даного завдання. Таким чином, це враховується в плануванні, і в підсумку затримки на виконання таких завдань (коли команда 1 зробила свою частину і чекає команду 2) набагато зменшуються.

Наприклад, у кола досліджень з партнерами з університетів починається перша ітерація використання адаптивного навчання з 1 травня. Для цього потрібно, щоб LMS підтримувала найпростіший алгоритм випадкового вибору завдань для студентів. Для цього потрібно розробити загальну архітектуру для більш складних алгоритмів, але реалізувати її найпростішу частину. Для цього потрібно стільки-то часу, такий-то бюджет і такі-то люди. Ще потрібно узгодити вимоги до початку розробки. Далі люди працюють в невеликих робочих групах, але їхеій час і час команд вже враховано в бюджеті і завданнях на квартал.

Ведення OKR дуже класно допомагає у плануванні ресурсів та обліку бюджету. OKR визначають пріоритети завдань. Тобто ті цілі, які прописані в OKR, є більш пріоритетними, ніж інші. І після крос-командного планування й оцінки співвідношення прибутку і витрат стає зрозумілим, які проекти найбільш важливі для компанії.

Саме планування ресурсів – це окремий пласт діяльності, яким займаються лід лінки. Знаючи пріоритети завдань, отримавши від членів команд оцінки на людино-дні завдань і розуміючи, хто і на скільки часу потрібен іншим командам, складається план на квартал і розраховується бюджет кожного кола.

Так само складаються плани і бюджети вищих кіл і, в підсумку, план і бюджет організації. Така прозорість дозволяє враховувати зміни у фінансуванні й вирішувати, який проект призупинити, який запустити, і уважно проводити політику найму людей, приймаючи на роботу нових працівників тоді, коли це дійсно потрібно.

Планування OKR на три місяці займає тиждень часу для організації в 60 чоловік. Ми не плануємо на півроку або рік, тому що не завжди знаємо, що буде через місяць або два – в більш довгостроковому плануванні немає сенсу. Для ведення OKR використовується продукт 7Geese.

 

Ведення OKR дуже класно допомагає у плануванні ресурсів та обліку бюджету

Ведення OKR дуже класно допомагає у плануванні ресурсів та обліку бюджету

Моніторинг здоров’я команд

Отже, структура є, цілі поставлено, тепер потрібно подбати про здоров’я (в широкому сенсі) людей і команд. Є ролі, які стежать за цими параметрами і шукають рішення для їх покращення. Зазвичай це лід лінки, іноді вводиться спеціальна роль.

Моніторинг ключових показників здоров’я команд відбувається за допомогою високоефективних інтерактивних опитувальників OfficeVibe, посилання на які надсилає вам Slack-бот або ви отримуєте їх поштою. Це список метрик здоров’я команд, в OfficeVibe є також методологія їх вимірювання і зручна панель, що показує їх динаміку.

Таким чином, у лід лінків з’являється загальна картина стану всіх кіл організації. За її результатами у організації та окремих груп вибудовуються цілі в OKR на квартал, пов’язані зі «здоров’ям у широкому сенсі» людей і команд.

Наприклад, нещодавно аналіз показав, що членам команди не вистачає фізичної активності. Теншн було обговорено на тактичному мітингу, він перейшов до кола вище, і виявилося, що це – проблема всієї компанії, а не тільки цього підкола.

У результаті з’явився OKR «Покращити «самопочуття» групи з 6 до 7 за шкалою від 0 до 10». Компанія оплатила заняття йогою або футболом (за бажанням) дві години на тиждень, і ситуація відразу виправилась: продуктивність збільшилась, оскільки рівень енергії у людей пішов вгору.

Також ми заохочуємо ставити персональні цілі в 7Geese: 20 днів без цукру, 2 тренування на тиждень і тому подібні.

В цілому введення і вимір цих показників робить явними такі «ефемерні» параметри групи, як самопочуття, відносини з колегами, з керівництвом, задоволення від роботи. Вони починають усвідомлюватись, вимірюватись і, в підсумку, покращуватись.

Деякі люди в компанії можуть вважати, що це витрачання часу, особливо ті, хто працює частіше індивідуально або показує результати вищі за середні. Рішенням буде дати їм роль, де їхні показники починають залежати від продуктивності інших членів команди. Тоді вони самі розуміють, наскільки важливим є командне та індивідуальне «здоров’я».

 

Система OKR фокусує людей і команди на головні цілі, а холакратія забезпечує універсальність впровадження і прозорість OKR та моніторингу здоров’я в організації

Система OKR фокусує людей і команди на головні цілі, а холакратія забезпечує універсальність впровадження і прозорість OKR та моніторингу здоров’я в організації

Канали комунікації

Крім електронної пошти для формальних комунікацій і Google Hangouts для відеоконференцій, у нас відмінно працює Slack. Кожна команда і всі важливі процеси мають власні канали, в яких спілкування відбувається в будь-який час. Інтеграція з сервісами зворотного зв’язку, такими як системи обліку помилок, дозволяє людям негайно бачити події і вчасно реагувати.

Ще хочу відмітити, що три описані організаційні проекції добре доповнюють одна одну: система OKR фокусує людей і команди на головні цілі, а холакратія забезпечує універсальність впровадження і прозорість OKR та моніторингу здоров’я в організації.

Дані методи підходять і для звичайної команди, і будуть в ній ефективно працювати. Можна навіть говорити, що в невеликих компаніях (нерозподілених) з хорошими кадрами деякі підходи є надмірними. Але без цих методів розподілені команди часто можуть працювати значно гірше, ніж з ними. Адже в сучасних високотехнологічних компаніях критичні бізнес-процеси вимагають цілодобової технічної підтримки, що, в свою чергу, вимагає розподіленої команди інженерів.

Це було добре видно на прикладі нещодавньої ситуації в Cloudflare, коли через помилку в системі кешування веб-сторінок стався частковий витік даних користувачів. Швидке розуміння причини помилки і її усунення стали можливими завдяки розподіленій команді в різних часових поясах. Одна команда приймала роботу в іншої, і виправлення відбувалося без перерви.

Наявність налаштованих каналів в Slack дозволяє людям з різних часових зон без затримок передавати роботу над проектом своїм колегам.

Compensation Framework і Learning Path

Ще один потужний інструмент для розвитку компанії – це Compensation Framework і Learning Path. Compensation Framework – це система рівнів знань і вмінь, яка дозволяє людині разом з ментором оцінювати свій рівень компетенцій і розраховувати свій рівень компенсації (заробітної плати). Learning Path – це «сходинки» професійного розвитку, які потрібно опанувати, щоб покращити свої навички та отримати більш високу заробітну плату.

Наукові дослідження та досвід інших організацій свідчать, що ці методи працюють ефективно. І зараз відбувається впровадження цих інструментів у компанії. Найбільший плюс я бачу в тому, що кожному працівнику буде зрозуміло, що йому потрібно вивчити і опанувати, щоб підвищити свою зарплату. Люди, які хочуть вирости, зможуть це зробити, а інші будуть підтягуватися за ними. Основна складність полягає в тому, щоб створити робочий Compensation Framework і переконати людей його використовувати.

Щоб розуміти, що відбувається в різних групах і різних офісах, необхідна система оцінки і зворотного зв’язку

Висновки

У розподіленій та багатонаціональній команді в загальному випадку відбуваються затримки в комунікації й розумінні один одного. Тому важлива прозорість комунікації і зворотного зв’язку. Для цього потрібно знати, про що і у кого питати, і це досягається завдяки холакратіі з її системою ролей та ієрархією відповідальності.

Важливо вміти виявляти причини й усувати проблеми в робочих відносинах, міжособистісному спілкуванні та в організації діяльності серед людей з різними ментальностями і культурами. Тут теж добре працює холакратія, її формальна система теншнів і регулярних нарад зі зворотним зв’язком.

Потрібно, щоб люди бачили і розуміли мету, й отримували зворотний зв’язок по ній. У розподіленій команді без введення системи OKR це було б вкрай складно.

Люди хочуть рости, і їм потрібно допомагати це робити. Щоб розуміти, що відбувається в різних групах і різних офісах, необхідна система оцінки і зворотного зв’язку, моніторинг «здоров’я» команд за різними показниками. Це вирішується введенням відповідних ролей і застосуванням інструментів OfficeVibe і 7Geese.

В цілому, кожен з цих інструментів представляє певну проекцію організації, і всі вони добре поєднуються й дозволяють ефективно та зручно управляти організацією, здатні зробити її цікавим і привабливим місцем для роботи.

У підсумку ми отримуємо процес і культуру змін, і кожна людина розуміє, як вона може покращити цей процес та культуру, і що потрібно для цього зробити. Звичайно, спочатку це вимагає витрат на навчання працівників даним інструментам. Але потім команди і люди починають діяти самостійно. Таким чином, виникає і розвивається самоорганізація, що значно знижує рівень стресу керівників і дає їм вільний час, щоб сфокусуватися на по-справжньому важливих речах.